Réponses aux questions souvent posées
Sur cette page vous trouverez les réponses aux questions les plus fréquemment posées.
Pour vous faciliter l'accès aux bonnes informations, elles sont classées par thème :
1. A qui sert le menu « Se connecter » ?
Il permet aux membres de se faire connaître du système et disposer de tous les
avantages accordés aux membres.
2. Pourquoi devenir membre ?
Tout d'abord il faut rappeler que devenir membre de meeting-pro ne coûte rien.
Le fait d'être membre vous permet de suivre vos demandes, de choisir une
proposition, de profiter de nombreux avantages et vous évite de ressaisir à chaque fois
vos coordonnées.
Pour devenir membre choisissez « Devenir membre » dans le menu « Se connecter » et
suivre les instructions.
3. Mon mot de passe est compliqué, comment le changer ?
Pour changer votre mot de passe, il faut vous connecter et aller dans le menu Mon
Compte/Mot de passe.
Il vous suffit alors de saisir votre mot de passe actuel et deux fois
un nouveau mot de passe de votre choix. Votre mot de passe sera changé dès que vous
l'aurez validé en appuyant sur la touche « Modifier ».
4. J'ai oublié mon identifiant et mon mot de passe, comment les retrouver ?
Pour retrouver vos coordonnées, allez dans le menu Se Connecter/Des Problèmes ?,
saisir les informations demandées.
Vos coordonnées vous seront retournées
immédiatement par Email.
1. Le paiement par Carte bancaire est-il sûr ?
Lorsque vous choisissez de régler par Carte bancaire, vous êtes redirigé vers le site
Internet sécurisé de notre banque.
La transaction s'effectue directement sur le site de la
banque et grâce au système de télépaiement SSL (Secure Sockets Layer), les
informations que vous fournissez sur votre carte (numéro et date) ne nous sont en aucun
cas transmises, seul notre banque dispose de ces informations.
Nous sommes seulement
informés du bon règlement de votre commande.
1. Comment m'inscrire à un congrès ?
Pour s'inscrire à congrès, il suffit de choisir le pavé « manifestations », ensuite de
sélectionner le congrès désiré dans la liste en cliquant sur son nom. Les informations
générales du congrès choisi s'affichent. Dans le menu « Manifestation » choisir
« Inscriptions » et suivre les instructions.
La manipulation est identique pour les réservation de chambres d'hôtel : choisir
« Réservations hôtels » au lieu d'inscription.
2. La manifestation à laquelle je veux m'inscrire est inaccessible. Que faire pour y accéder ?
L'organisateur a souhaité mettre un mot de passe afin de limiter l'accès au détail de sa
manifestation. Si vous êtes autorisé à vous y inscrire, il vous a remis le mot de passe dans
la documentation que vous avez probablement reçue. Saisissez le mot de passe pour y
accéder. Si vous avez perdu le mot de passe, contactez l'organisateur de la manifestation.
3. A quoi sert un organisateur de congrès ?
- Mettre à votre disposition son expertise et son professionnalisme.
- Proposer des solutions sur-mesure afin de répondre précisément à vos besoins.
- Construire votre projet dans son ensemble, vous accompagner et vous conseiller.
- Anticiper, gérer les imprévus et ajuster.
- Acheter pour vous au meilleur prix et vous facturer à prix coûtant.
- Assurer la gestion et le suivi d'un programme scientifique de haut niveau.
- Respecter vos objectifs financiers et permettre à votre organisme de poursuivre ses objectifs.
- Faire de votre congrès un événement inoubliable
4. Pourquoi organisez-vous des congrès ?
Pour offrir l'opportunité à différents acteurs de se réunir et partager ensemble leur savoir
autour d'un projet commun tout en faisant avancer la connaissance.
5. Quelle sorte de préparation un congrès implique-t-il et combien de temps cela dure-t-il ?
Une conférence type dure entre quelques jours et une semaine et nécessite de se préparer des mois
voire des années à l'avance. En savoir plus ?
6. Comment choisir la structure juridique et fiscale pour organiser mon congrès ?
La structure juridique choisie pour l'organisation de votre congrès dépendra de l'entité
juridique qui organise la manifestation, du lieu choisi et de la nature même des activités du
congrès.
7. Comment choisir la ville de mon congrès ?
- Elle doit être accessible depuis les diverses provenances et moyens de transport
de vos congressistes et offrir une gamme de prestations à tous les prix.
- Elle doit pouvoir accueillir vos participants.
- Elle doit présenter un intérêt culturel de préférence (tourisme, histoire, qualité de
vie).
8. Comment choisir le lieu de mon congrès ?
Il est nécessaire que les accès et les infrastructures répondent aux besoins de
l'organisateur : modularité des salles, souplesse, etc.
9. Comment dépose-t-on une candidature ? Comment gagner une candidature à un
congrès international ?
Tout d'abord, évaluez vos chances :
- Depuis combien d'années (ou d'itérations) le congrès n'a-t-il pas eu lieu en
France ?
- Quels sont les pays qui ont perdu les candidatures précédentes ? Vont-ils se
représenter ? Quelles sont leurs chances ?
Ensuite, travaillez avec un spécialiste le lobbying et la communication auprès des
membres votants.
Enfin, avec un PCO aguerri à ce type d'exercice, montez votre projet de candidature, le
dossier de présentation écrite et présentez-le afin de remporter l'adhésion des votants à
votre projet.
10. Comment choisir la date de mon congrès ?
Vérifier que les dates sélectionnées ne sont pas en conflit avec des évènements
universels et des thématiques parallèles (vérifier qu'il n'y a pas de congrès concurrents
proche de la date que vous préconisez sur la même thématique en France, en Europe, au
niveau international).
1. J'ai vu les termes convention, conférence, congrès, symposium, meeting, etc. Je ne
suis pas sûr des différences. Est-ce fonction de la taille de la manifestation ? Comment
sont utilisés ces termes ?
La taille n'est pas en général le seul facteur déterminant. Les conférences peuvent
prendre différentes formes, allant de 100 participants à plus de 10.000, et durer de
quelques jours à plus d'une semaine.
Les meetings peuvent être de petits groupes
académiques ou de très importantes manifestations d'une grosse organisation. Le nom de
la manifestation peut aussi avoir un précédent historique ou international. En général,
vous verrez les termes conférences et congrès.
1. Que dois-je faire après avoir demandé un devis ?
Rien, Meeting-Pro s'occupe de tout. Nous reviendrons vers vous par email avec des
propositions. Si vous êtes membre, vous pourrez suivre l'état d'avancement de votre
demande et choisir une proposition en vous connectant (menu « Se connecter »).
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